Gönüllülük, Ekip Üyeliği ve Çalışma Esasları Yönetmeliği

 1. Amaç ve kapsam

Bu yönetmeliğin amacı, GMK Cyber Community bünyesinde gönüllü olarak görev alan kişilerin çalışma esaslarını belirlemek, ekip içi düzeni sağlamak ve topluluğun sürdürülebilir gelişimini desteklemektir.

Yönetmelik; yönetim ekibi, gönüllü eğitmenler, içerik editörleri, koordinatörler, il temsilcileri ve proje ekiplerinde görev alan tüm gönüllüleri kapsar.

2. Temel gönüllülük ilkeleri

1. GMK Cyber bünyesinde gönüllülük esasına dayalı çalışmalar yürütülür.

2. Her üye topluluğun amaçlarına, misyonuna ve kurumsal değerlerine uygun hareket eder.

3. Ekip üyeleri arasında saygı, eşitlik, yardımlaşma ve profesyonel iletişim esastır.

4. Ayrımcılık, hakaret, mobbing, tehdit ve kişisel çıkar amacıyla hareket edilmesi kabul edilmez.

5. Topluluğun adı, logosu ve kurumsal kimliği kişisel çıkarlar doğrultusunda izinsiz kullanılamaz.

6. Gönüllüler, üstlendikleri görevleri yerine getirme konusunda sorumluluk taşır.

3. Ekip yapısı ve görev dağılımı

Ekip / Birim	Temel sorumluluk
Yönetim Ekibi	Strateji, karar alma ve koordinasyon
Eğitim Koordinatörlüğü	Eğitim planlama ve eğitmen yönetimi
Gönüllü Eğitmenler	Eğitim ve webinar düzenleme
Sosyal Medya Ekibi	Paylaşım, duyuru ve içerik üretimi
Web İçerik Ekibi	Haber, makale ve eğitim içerikleri
İl Temsilcileri	Yerel organizasyon ve topluluk faaliyetleri
GMK Women in Cyber	Kadınlara yönelik eğitim ve etkinlikler
GMK Kids in Cyber	Çocuklara yönelik güvenli dijital farkındalık
Teknik ve Proje Ekibi	Web platformu, CTF ve laboratuvar projeleri

Her ekip üyesinin bir görev tanımı ve bağlı olduğu koordinatör bulunmalıdır.

4. Görev ve sorumluluk kuralları

• Her gönüllü kendisine verilen ve kabul ettiği görevleri belirlenen süre içerisinde tamamlamaya özen gösterir.

• Görevini tamamlayamayacak üye, ilgili ekip koordinatörünü önceden bilgilendirir.

• Ekip üyeleri, yürütülen çalışmalar hakkında düzenli durum bilgisi paylaşır.

• Yetki sınırları dışında kurumsal karar alınamaz veya açıklama yapılamaz.

• Proje ve etkinliklerde ekip çalışmasına uyum sağlanması beklenir.

5. Toplantı ve katılım kuralları

Topluluk içerisinde düzenli iletişimi sağlamak amacıyla aşağıdaki esaslar uygulanabilir.

Konu	Önerilen uygulama
Genel ekip toplantısı	Ayda en az 1 kez
Birim toplantısı	İhtiyaca göre, tercihen 15 günde bir
Toplantı katılımı	Katılamayanlar önceden bilgi verir
Görev durum raporu	Ayda 1 kez
Uzun süreli pasiflik	30 gün sonunda durum değerlendirmesi
Mazeretsiz devamsızlık	Tekrarlanan durumlarda görüşme

Bu katılım hedefleri gönüllülük esasına uygun biçimde, üyelerin müsaitlikleri dikkate alınarak uygulanmalıdır.

6. Kurumsal iletişim ve sosyal medya

GMK Cyber'ın itibarını korumak amacıyla:

1. Topluluk adına resmî açıklamalar yalnızca yetkilendirilmiş kişiler tarafından yapılır.

2. GMK Cyber logosu ve kurumsal tasarımlar izinsiz değiştirilemez.

3. Sosyal medya hesaplarına erişim yalnızca yetkili ekip üyelerine verilir.

4. Paylaşılacak içerikler ilgili sorumlu tarafından kontrol edilir.

5. Ekip içi özel yazışmalar ve toplantı bilgileri izinsiz yayımlanamaz.

6. Ekip üyeleri GMK Cyber'ı temsil ettikleri ortamlarda kurumsal iletişim kurallarına uyar.

7. Gizlilik ve bilgi güvenliği

Siber güvenlik alanında faaliyet gösteren GMK Cyber için bu bölüm özellikle önemlidir.

• Yönetim panellerine, veritabanlarına ve proje dosyalarına yalnızca yetkilendirilmiş kişiler erişebilir.

• Kullanıcı bilgileri, eğitim kayıtları ve kişisel veriler yetkisiz kişilerle paylaşılamaz.

• Yönetim hesaplarında mümkün olduğunda çok faktörlü kimlik doğrulama kullanılır.

• Erişim yetkileri görev kapsamında ve en az ayrıcalık ilkesiyle tanımlanır.

• Gerçek sistemlerde izinsiz güvenlik testi, veri toplama veya sızma girişimi yapılamaz.

• Güvenlik olayları ilgili teknik sorumluya gecikmeden bildirilir.

• Görev sona erdiğinde erişim yetkileri kaldırılır ve kurumsal veriler usulüne uygun şekilde iade edilir veya silinir.

8. Gönüllü üyelik ve aktiflik durumu

Aktif Gönüllü

Aktif

Kabul ettiği görevlerde yer alan, ekip iletişimini sürdüren ve topluluk çalışmalarına katkı sağlayan üyedir.

İzinli Gönüllü

İzinli

Eğitim, iş, sağlık veya kişisel nedenlerle belirli süre çalışmalara ara veren üyedir.

Pasif Gönüllü

Değerlendirme

Uzun süre iletişim kurmayan veya üstlendiği görevleri mazeret bildirmeden sürdüremeyen üyedir. Durumu görüşmeyle değerlendirilir.

Ayrılmış Üye

Ayrıldı

Kendi isteğiyle ayrılan veya üyeliği belirlenmiş usuller çerçevesinde sona erdirilen kişidir.

9. Disiplin ve ihlal yönetimi

Kuralların ihlal edilmesi durumunda, olayın niteliğine göre aşağıdaki süreç uygulanabilir:

1. Görüşme: Üyeyle iletişime geçilerek durum değerlendirilir.

2. Yazılı uyarı: Tekrarlanan veya önemli ihlaller kayıt altına alınır.

3. Yetki kısıtlaması: Gerekli durumlarda görev ve erişim yetkileri geçici olarak sınırlandırılır.

4. Üyeliğin sonlandırılması: Ağır veya devam eden ihlallerde gerekçeli karar alınır.

Ciddi güvenlik ihlalleri, taciz veya kişisel verilerin kötüye kullanılması gibi durumlarda aşamalar sırasıyla uygulanmak zorunda değildir. Üyeye, mümkün olan durumlarda açıklama ve itiraz hakkı tanınmalıdır.

10. Gönüllülerin hakları

Kuralların yanında gönüllülerin haklarının da açıkça belirtilmesi gerekir.

• Saygılı ve güvenli bir çalışma ortamında bulunma.

• Görev tanımını ve kendisinden beklenenleri öğrenme.

• Fikir, öneri ve eleştirilerini uygun kanallardan iletme.

• Görevleri kabul etme veya makul gerekçelerle reddetme.

• Gönüllülük faaliyetlerine ara verme veya ayrılma.

• Katkılarının uygun şekilde tanınmasını talep etme.

• Katılım belgesi veya gönüllülük referansı için değerlendirilme.

Gönüllülük statüsü ücretli iş ilişkisi yerine kullanılmamalı; fiilî çalışma koşullarına göre ilgili mevzuat ayrıca değerlendirilmelidir.

11. Çocuklarla yürütülen faaliyetler

GMK Kids in Cyber çalışmalarında ek güvenlik ilkeleri uygulanmalıdır. Çocukların fotoğraflarının, videolarının ve kişisel bilgilerinin kullanılması için gerekli veli veya yasal temsilci izinleri alınmalıdır. Eğitmenler çocuklarla iletişimde kurumun belirlediği güvenli iletişim kanallarını kullanmalı ve etkinliklerde uygun gözetim sağlanmalıdır.

12. Yönetmeliğin kabulü

GMK Cyber bünyesinde görev alacak her gönüllüye bu yönetmelik sunulur. Üye, görevine başlamadan önce kuralları okuduğunu ve kabul ettiğini elektronik veya yazılı olarak beyan eder.